Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke is Lionsclub Raalte, Kanaalstraat OZ 27, 8102 GG Raalte. Dat is de club die de Stoppelveldrit organiseert en die bepaalt wat er met je gegevens gebeurt.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet: daarvoor is de verwerking te klein en te eenvoudig. Je verzoek komt bij het bestuur van de club terecht.

De grondslag is artikel 6, lid 1, onder b van de AVG: de verwerking is nodig om de overeenkomst uit te voeren die je met ons sluit door in te schrijven. Zonder je naam en een manier om je te bereiken kunnen we je geen startbewijs sturen en kunnen we je bij de start niet afvinken.

Dit is nadrukkelijk geen toestemming. Het vinkje “ik ga akkoord met de algemene voorwaarden” bij het inschrijven is het aanvaarden van die voorwaarden, niet het geven van toestemming in de zin van de AVG. Toestemming kun je namelijk op elk moment intrekken, en dat verhoudt zich niet tot een startbewijs dat je hebt gekocht. We vragen je dus ook nergens om toestemming voor het verwerken van je inschrijfgegevens.

Bij een inschrijving leggen we vast:

• •de naam van de contactpersoon die inschrijft;
• •het e-mailadres en het telefoonnummer van die contactpersoon;
• •de naam van elke fietser die meerijdt;
• •de gekozen afstand en het aantal fietsers;
• •het inschrijfgeld en het eventuele donatiebedrag, en of er betaald is;
• •een ordernummer en een willekeurig gekozen incheckcode;
• •of en wanneer er bij de start is ingecheckt;
• •de taal waarin je de site gebruikte, zodat de bevestigingsmail in dezelfde taal komt.

We gebruiken die gegevens voor:

• •het versturen van de bevestigingsmail met je startbewijs;
• •de deelnemerslijst en het afvinken bij de start;
• •contact opnemen als de tocht wordt afgelast of verplaatst, of als er iets misgaat met je betaling;
• •het optellen van aantallen en bedragen voor de catering, het jaarverslag en de verantwoording richting het goede doel — daarvoor gebruiken we alleen totalen, geen namen.

Je bankrekeningnummer zien of bewaren wij niet: dat blijft bij de betaaldienstverlener en je bank. We sturen geen nieuwsbrief en gebruiken je e-mailadres niet om je volgend jaar ongevraagd te benaderen.

Een inschrijfformulier op het open internet wordt vroeg of laat door een script gevonden. Om te voorkomen dat het formulier wordt misbruikt om ongevraagde e-mail te versturen of om ons met neppe inschrijvingen te overspoelen, tellen we kortstondig hoeveel verzoeken er van hetzelfde IP-adres komen.

De grondslag daarvoor is artikel 6, lid 1, onder f van de AVG: ons gerechtvaardigd belang om de site en de mailbox van deelnemers te beschermen. De maatregel is zo licht mogelijk gehouden.

• •Je IP-adres komt niet in de database te staan. Er is geen kolom voor.
• •De teller staat alleen in het werkgeheugen van de server en is bij een herstart weg.
• •Komt een IP-adres in een logregel terecht, dan staat het er gemaskeerd in: het laatste deel is vervangen, zodat het adres niet meer naar één aansluiting te herleiden is.

Deze site gebruikt geen trackingcookies, geen analytics en geen advertentiepixels. De enige cookies die we plaatsen zijn functioneel: ze houden een ingelogde vrijwilliger ingelogd. Daarom staat er ook geen cookiebanner op deze site.

Schrijf je meer dan één fietser in, dan vul jij de namen van je medefietsers in. Zij hebben deze site zelf nooit bezocht en hebben ons hun naam dus niet zelf gegeven. Dat vinden we belangrijk genoeg om er apart iets over te zeggen.

Van hen leggen we alleen de naam vast, plus de afstand waarop ze meerijden en of ze bij de start zijn ingecheckt. Geen e-mailadres, geen telefoonnummer, geen geboortedatum. We gebruiken die naam uitsluitend voor de deelnemerslijst en het afvinken bij de start, en voor niets anders.

Voor deze fietsers berust de verwerking op artikel 6, lid 1, onder f van de AVG: ons gerechtvaardigd belang om te weten wie er meerijdt. Zonder deelnemerslijst weten we bij pech of een ongeval niet wie er onderweg is.

Laat je medefietsers weten dat hun naam bij ons staat en verwijs ze zo nodig naar deze pagina. Wil iemand zijn naam laten aanpassen of verwijderen, dan kan dat via ons contactadres — dat mag die persoon ook zelf doen, en dan hoeft hij niet langs jou.

We schakelen drie partijen in. Met alle drie is een verwerkersovereenkomst gesloten, of ze zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke waar dat zo hoort.

• •Railway — hosting en database. Hier draait de website en hier staan de inschrijvingen. We hebben een regio binnen de Europese Unie gekozen, zodat de gegevens de EU niet verlaten.
• •Postmark — het versturen van e-mail. Postmark ontvangt je e-mailadres, je naam en de inhoud van de bevestigingsmail (afstand, aantal fietsers, ordernummer). Postmark is een Amerikaanse dienst; dat is een doorgifte naar de Verenigde Staten.
• •Mollie — de betaling. Mollie ontvangt het bedrag, een ordernummer en je e-mailadres, plus de gegevens die je bij je bank of creditcardmaatschappij invult. Mollie is een Nederlandse betaaldienstverlener en is voor de betaalgegevens zelf ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, met een eigen privacyverklaring.

Verder geven we niets door. We verkopen geen gegevens en ruilen ze niet. Het goede doel krijgt geen namen — dat krijgt een bedrag te horen.

• •Namen van fietsers: verwijderd drie maanden na de tocht, dus uiterlijk 23 november 2026. Daarna bestaat de deelnemerslijst niet meer.
• •Contactgegevens bij een inschrijving (naam, e-mailadres, telefoonnummer): geanonimiseerd één jaar na de tocht, dus uiterlijk 23 augustus 2027. Wat overblijft is een regel zonder persoonsgegevens: afstand, aantal fietsers en bedrag.
• •Het verzendlog van de e-mail: 90 dagen. Daarin staat geen volledig e-mailadres, alleen een gemaskeerde versie.

De financiële administratie die zeven jaar bewaard moet blijven — de fiscale bewaarplicht — zit niet in deze database. Die ligt bij de betaaldienstverlener en in de boekhouding van de club. Het opschonen hierboven botst daar dus niet mee.

• •De site gaat volledig over https.
• •De database is niet vanaf het internet bereikbaar; alleen de website zelf kan erbij.
• •De deelnemerslijst is alleen te bekijken door een klein aantal vrijwilligers, die daarvoor per keer een eenmalige code op hun eigen e-mailadres krijgen.
• •De incheckpagina werkt met een lange, willekeurig gekozen code in de link. Die code staat niet in de deelnemerslijst, niet in exports en niet in logbestanden.
• •In onze logbestanden worden e-mailadressen gemaskeerd en worden namen, telefoonnummers en codes helemaal niet weggeschreven.

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen, en om bezwaar te maken. Stuur daarvoor een bericht naar ons contactadres. We reageren binnen een maand, en meestal veel sneller.

Omdat de verwerking op de overeenkomst berust en niet op toestemming, is er geen toestemming die je kunt intrekken. Bezwaar maken kan wel tegen de twee verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten: het tellen van verzoeken per IP-adres en het vastleggen van de namen van medefietsers.

Een verzoek om verwijdering vóór de tocht betekent in de praktijk dat we je inschrijving niet meer kunnen uitvoeren: zonder naam staat er niemand op de deelnemerslijst. We zeggen dat er eerlijk bij voordat we iets weggooien.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We horen het natuurlijk liever eerst zelf.

Verandert er iets aan wat we verwerken of aan wie we inschakelen, dan passen we deze pagina aan en veranderen we de datum bovenaan. Er is geen archief van eerdere versies; deze site bestaat voor één editie van de tocht.